Bagaimana cara mengelola kemajuan tugas di Microsoft Planner di Windows 10?

Microsoft Planner termasuk dalam rangkaian aplikasi Office365. Ini adalah aplikasi perencanaan yang dapat digunakan oleh tim dan individu untuk membuat rencana, menetapkan tugas, berkomunikasi dan berkolaborasi, dan berbagi dokumen, di antara kegunaan lainnya. Tugas dapat dibuat dan dikonfigurasi dengan cara tertentu yang disesuaikan dengan kebutuhan tim. Prosesnya cukup mudah, namun banyak orang bermasalah dengannya.

Sebenarnya, memperbarui kemajuan tugas di Planner bisa semudah memantau kemajuan tugas yang ditugaskan ke setiap individu pada interval tertentu. Namun, iblis ada dalam detailnya, dan beberapa orang sepertinya tidak bisa memahaminya. Jika Anda berada di perahu ini, panduan ini cocok untuk Anda. Di akhir panduan ini, Anda akan mempelajari cara mengelola kemajuan tugas di Microsoft Planner.

Cara Menyiapkan Microsoft Planner

Microsoft Planner adalah alat manajemen tugas virtual di rangkaian Office 365. Ini memberikan cara mudah bagi tim untuk berkolaborasi dan merencanakan serta memantau tugas. Pengguna juga dapat memperbarui status tugas dan berbagi informasi tugas untuk koordinasi proyek yang lebih lancar.

Di Planner, Anda dapat memecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, dengan garis waktu untuk setiap tugas, yang secara kolektif menyusun durasi rencana tertentu. Saat tugas sedang dikerjakan, Anda dapat mengubah statusnya dari "Belum dimulai" menjadi "Dalam proses" dan terakhir menjadi "Selesai". Anda bahkan dapat membuat tugas tambahan jika diperlukan.

Planner menyertakan banyak templat yang memungkinkan Anda dengan cepat beralih ke tugas dan proyek, sehingga menghemat banyak waktu. Anda hanya perlu memastikan templatnya selaras dengan tugas tim Anda dan memperbaikinya jika perlu, dan Anda dapat langsung bekerja.

Untuk memulai, Anda harus masuk ke akun Office 365 Anda. Masuk ke halaman Planner di Office 365 dan masukkan detail pengguna Anda. Setelah masuk, klik Planner di tab Beranda untuk memuat antarmuka Microsoft Planner.

Di sini, Anda memiliki tiga cara untuk melanjutkan. Jika Anda sudah pernah membuat rencana, pilih yang paling sering digunakan dengan mengklik "Rencana favorit". Jika Anda ingin melihat semua paket Anda, klik "Semua paket". Namun, jika Anda ingin membuat rencana baru dari awal, klik opsi Rencana Baru.

Di jendela Buat Rencana Baru, ketikkan nama rencana di bidang yang diberikan. Lebih baik menggunakan nama yang secara ringkas mewakili tujuan rencana. Di kotak "Siapa yang dapat melihat rencana ini?" grup, pilih "Organisasi saya" untuk membuatnya tersedia bagi semua orang di tim Anda dan "Hanya orang yang saya tambahkan" untuk membatasi penayangan bagi mereka yang diizinkan akses. Jangan lupa untuk menambahkan deskripsi rencana dan pilih apakah anggota baru harus secara otomatis ditambahkan ke email pemberitahuan.

Setelah Anda selesai dengan semua konfigurasi, Anda akhirnya dapat mengklik tombol Buat Rencana. Setelah membuat rencana, Anda dapat melanjutkan dan menambahkan tugas.

Untuk memulai, buka Microsoft Planner, pilih paket Anda dan klik tombol + atau Tambahkan Tugas. Di sini, Anda harus memberi nama pada tugas Anda. Di bidang "Masukkan nama tugas", ketik nama tugas. Selanjutnya, pilih tanggal jatuh tempo. Terakhir, tetapkan tugas ke tim atau kolaborator individu.

Setelah selesai, klik tombol Add Task untuk membuat tugas. Anda dapat membuat banyak tugas dengan cara ini dan menetapkannya ke orang yang berbeda.

Cara Memperbarui Kemajuan Tugas di Microsoft Planner

Kemajuan tugas di Microsoft Planner dibagi menjadi tiga komponen, masing-masing mewakili seberapa jauh tugas telah berjalan.

Belum mulai.

Ditugaskan ke tugas yang belum berjalan atau yang belum ditugaskan kepada siapa pun. Itu juga bisa diberi label jika tanggal mulai untuk tugas masih di masa mendatang.

Sedang berlangsung.

Label ini diberikan untuk tugas yang sedang berjalan. Tidak peduli berapa persentase tugas yang diselesaikan. Microsoft Planner hanya memiliki satu label ini untuk menandai semua tugas yang sedang berlangsung, terlepas dari tingkat penyelesaian individu.

Lengkap. Label ini diberikan untuk tugas yang telah selesai.

Jadi, memperbarui kemajuan tugas adalah tentang beralih di antara label-label ini untuk setiap tugas yang dibuat sebagaimana mestinya.

Cara Memperbarui Kemajuan Tugas Secara Manual di Microsoft Planner

Ada beberapa cara untuk memperbarui kemajuan tugas di Microsoft Planner.

Perhatikan bahwa setiap tahap kemajuan diwakili oleh sebuah ikon.

Belum mulai.

Lingkaran kosong.

Sedang berlangsung.

Lingkaran setengah warna.

Lengkap.

Lingkaran berwarna dengan tanda centang di tengah.

Grup> Kemajuan

  • Arahkan ke Grup dan pilih tugas.
  • Klik panah drop-down Progress.
  • Pilih opsi yang Anda butuhkan.

Misalnya, jika tugas selesai, pilih Selesai dari daftar turun bawah Kemajuan.

Memilih Simbol

Setiap tugas memiliki simbol yang mewakili kemajuannya. Tugas yang sudah selesai diberi simbol lingkaran penuh dengan tanda centang di tengah, sedangkan tugas yang sedang berlangsung memiliki simbol lingkaran setengah penuh.

Pilih simbol di sebelah tugas untuk membuka panel pilihan kemajuan dan pilih status kemajuan lain.

Pemilihan tugas

Ini adalah cara lain untuk mengubah status kemajuan tugas. Cukup pilih tugas untuk membuka panel pemilihan kemajuan. Perbarui kemajuan tugas dari sana.

Cara Menggunakan Planner dengan Microsoft Teams untuk Mengelola Tugas

Karena membuat paket baru secara otomatis membuat grup Office 365 baru, Anda dapat berkolaborasi menggunakan tugas Planner di seluruh aplikasi terhubung lainnya di keluarga Office 365, seperti OneDrive dan Outlook.

Anda juga dapat menggunakan Planner dengan Microsoft Teams untuk mengelola tugas yang dibuat. Anda dapat berkolaborasi melalui tugas melalui Planner atau dengan menambahkan satu atau beberapa tab Planner ke saluran Teams.

Berikut adalah cara membuat saluran Planner di Microsoft Teams:

  • Buka Teams dan pilih saluran. Di saluran, klik tombol +.
  • Temukan dan pilih Planner.
  • Buat rencana dengan detail yang benar dan simpan. Anda juga dapat memilih paket yang sudah ada.

Proses menambahkan tugas, menetapkannya, dan memutakhirkannya sama seperti yang dijelaskan di atas.

Microsoft Planner digunakan untuk membuat tugas-tugas kecil yang secara kolektif sesuai dengan rencana yang lebih besar untuk tim untuk berkolaborasi. Mengetahui cara memperbarui kemajuan dari inisiasi hingga penyelesaian dan juga berkolaborasi di seluruh platform seperti Microsoft Teams dapat meningkatkan produktivitas individu dan kerja tim dalam organisasi.

Namun, jika PC Anda lamban, itu dapat berdampak negatif pada operasi dan membuat kolaborasi cloud jauh lebih lambat. Anda dapat menggunakan Auslogics BoostSpeed ​​untuk menghapus masalah pengurangan kecepatan dan file Internet yang tidak berguna dan membuat pengalaman Anda lebih lancar.